אי הקצאה נכונה של זמן במהלך יום העבודה עלולה להוביל לעבודה יתר ולתסמונת העייפות הכרונית. ציות לכללים פשוטים יאפשר לך להשתמש בזמן העבודה שלך בצורה יעילה יותר.
הצלחה וקריירה תלויים לרוב בניהול זמן, ביכולת לתכנן את זמנכם. זה לא סוד שחלקם מצליחים לעשות הכל במקום העבודה ולהשאיר את השירות בצורה מתוזמנת, בעוד שאחרים מתעכבים כל העת במשרד עד מאוחר ולוקחים שיעורי בית. רבים מכירים את העומס המתמיד, ערימת המשימות והמשימות, חוסר היכולת להתרכז במשימה הנוכחית עקב כמות העבודה העצומה. התוצאה של עבודה ארוכה בצרות בזמן היא עבודה יתר.
כדי לארגן את הפעילויות שלך כראוי, עליך:
- רשמו מלאי של זמנכם בכמה ימי עסקים ושימו לב לחוסר לוח הזמנים ברור, השלמת המשימות בטרם עת, הפרעות הנגרמות על ידי מבקרים ושיחות טלפון.
- נתח הפסדים זמניים. שם בילה יותר זמן מהנדרש למשימה מסוימת. כמה זמן בילה בטלפון, האם כל השיחות בטלפון היו ממוקדות או ששילבו אותן בשיחות בנושאים אחרים. באיזו תדירות במהלך היום הייתה תקשורת עם אנשים שאוכלים את הזמן. מה הייתה ההתנהגות במצבים בלתי צפויים: יהירות או תגובה חסרת מטרה במהירות ולעניין?
- שאל את השאלה "האם אני אוהב את העבודה שלי?". שום עבודה לא יכולה להתבצע במהירות וב היטב אם נגעלת ממנה.
מאיפה להתחיל?
- קבע את המטרה, כדי לא ללכת לאיבוד בדברים הקטנים ולהבין לאן לזוז.
- ערוך תוכנית: 60% - זמן מתוכנן, 20% - זמן לא צפוי, 20% - זמן ספונטני. יש צורך לחלק את הנושאים הקרובים לעניינים ארוכי טווח, בינוניים וקצרי טווח. תכנן רק את כמות המשימות שבאמת אפשרי להתמודד איתן.
- פתיחת יומן היא האמצעי החשוב ביותר לניהול עצמי, כלי טוב לתכנון ובקרה. יש צורך להתאים תוכניות ולשנות אותן אם יתבררו כבלתי אפשריות.
- שמור על עקרון העדיפות. תעדוף. משימות חשובות שיש לדחות לזמן מה. בדוק שיחות, הוראות, מכתבים ועניינים קטנים אחרים עד למקסימום לבצע מיד.
- למד להגיד לא לעמית שמבקש לעשות את העבודה עבורו, אם: הוא יכול לעשות זאת בבירור בעצמו; מועדים יכולים לחכות; הוא היה אמור להשלים את המשימה אתמול.
- פעל לפי הכללים להתחלת היום, החלק העיקרי של היום וסוף היום. הכללים של תחילת היום: לקום לאחר שהתעורר עם מצב רוח חיובי, בלי להתנדנד; בדוק שוב את תוכנית העבודה ליום; לבצע את כל המשימות המורכבות והחשובות בבוקר; לפתור קודם משימות מפתח. כללי החלק העיקרי של היום: דוחים עניינים דחופים נוספים; הימנע מפעולות אימפולסיביות לא מתוכננות להשהות במועד, להתבונן בקצב מדוד; לבצע משימות דומות קטנות בסדרות; להשלים באופן רציונלי את מה שהחל; בקרת זמן ותוכניות. כללים להשלמת יום העבודה: לסיום העסק המתוכנן ליום; לשלוט בתוצאות ובבקרה עצמית; תכנן תוכנית למחרת.